Der Mehrwert von ERP

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Mit ERP die Produktions- & Business-Prozesse nahtlos integrieren

Enterprise Resource Planning (ERP) plant und steuert den Einsatz der vorhandenen Ressourcen – zentral und sowohl unternehmensintern als auch übergreifend. Die dazu eingesetzten ERP-Systeme bilden das informationstechnische Rückgrat des Unternehmens.

Ein modernes ERP-System versorgt das Unternehmen mit allen notwendigen Markt-, Kunden-, Lieferanten- sowie Produkt-, Fertigungs-, Logistik- und Finanzinformationen. Der daraus resultierende Mehrwert: höhere Produktqualität, Termintreue, Flexibilität und Kapazitätsauslastung, geringere Kosten und Durchlaufzeit.

Themen im Überblick

Prozesse digitalisieren & automatisieren

Ein Mehrwert durch digitalisierte Geschäftsprozesse entsteht nur, wenn Digitalisierung und Automatisierung durchgängig und konsequent umgesetzt werden. Junge Unternehmen und Start-ups haben hier einen entscheidenden Vorteil gegenüber solchen, die schon lange am Markt sind. Sie können ihre IT-Landschaft auf der sprichwörtlichen grünen Wiese errichten, ohne bestehende Strukturen berücksichtigen zu müssen. Das macht sie in Sachen digitaler Wandel schneller und flexibler.  Für alle gilt: Wer seine Geschäftsprozesse digitalisieren und damit Erfolg haben will, muss wirklich alle Prozesse in den Wandel einbeziehen.

In mehreren Studien hat sich gezeigt, dass genau die Unternehmen messbare Erfolge einfahren, die ihre Geschäftsprozesse digitalisieren. So kam eine aktuelle Studie der Unternehmensberatung techconsult zum Digitalisierungsindex zu dem Ergebnis, dass 35 Prozent der 2.000 befragten, mittelständischen Unternehmen nach erfolgreicher Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse eine Umsatzsteigerung erzielt haben. 45 Prozent erhöhten die Kundenzufriedenheit. 44 Prozent stellten fest, dass die digitale Transformation zu gesteigerter Qualität von Produkten und Services führte.

Die Säulen für Digitalisierung & Automatisierung

Die Frequenz, mit der neue Geschäftsprozesse implementiert oder bestehende modifiziert werden müssen, erhöht sich. Die Lebensdauer einmal definierter Abläufe hat sich dramatisch verkürzt. Heute müssen Business Processes oft innerhalb von Wochen oder kurzfristig projektbezogen neu aufgesetzt oder ersetzt werden.

Ein Grund dafür: die Anforderung, sich an die zunehmend digitalisierte Customer Journey anzupassen. Wenn ein Kunde auf verschiedenen Wegen mit der Company seiner Wahl kommunizieren will, muss dieses Unternehmen sämtliche tangierte und involvierte Geschäftsprozesse Multi-Channel-fähig machen; alle Touch Points mit dem Kunden, egal ob dessen Kontaktaufnahme per Mail, Website oder via Social Media erfolgte, müssen in die digitalisierten und automatisierten Abläufe eingebunden sein und zwar unter Nutzung eines modernen Projektmanagements.

Ein durchgängig digitalisiertes Projektmanagement ist zum Beispiel mit Abläufen zur Auftragsvergabe, Zeiterfassung, Ressourcen-Planung und Rechnungserstellung verknüpft. Eine mangelhafte Anbindung an die jeweiligen einschlägigen Datenbanken oder Systeme führt dazu, dass Projekt-Ressourcen ungenügend zugeteilt werden, Projekte sich verzögern oder am Ende eine Rechnung falsch gestellt wird. Das hat negative Auswirkungen auf die Kundenerfahrung und die Qualität von Entscheidungen.

Tiefgreifende Automatisierung und Digitalisierung konsequent zu begleiten ist eine große Herausforderung für modernes Enterprise Resource Planning. Deshalb sollte ein umfassendes, die ERP-Anforderungen nahtlos unterstützendes Transformationskonzept für digitale Geschäftsprozesse auf diesen Säulen ruhen:

Kollaboration: Damit Business-Prozesse definiert, automatisiert und eingerichtet werden können, müssen IT und Fachabteilungen in der Lage sein, zusammenzuarbeiten. Das Management kennt die Geschäftsmodelle und die sich daraus ergebenden Kriterien, die IT die Umsetzungsmöglichkeiten und die Anforderungen an Ressourcen.

Technologien zur Digitalisierung nutzen dabei eine gemeinsame Sprache und Gesprächsplattform für alle Beteiligten im Unternehmen. Low-Code Software-Plattformlösungen zur Definition von Prozessen, die keine Programmierkenntnisse beim Anwender voraussetzen, bieten diese Basis. Sie ermöglichen auch dem leitenden Manager für den Kundendienst am digitalen Reißbrett per Drag-and-drop systemübergreifend die Definition von Workflows und den Einbau von Prozesslogik.

Über die Plattform vergeben die Beteiligten auch Rollen und Berechtigungen und schalten für die Sicherheit wichtige Authentifizierungsmechanismen vor. Zudem können alle Beteiligten die Prozesse diskutieren und vor ihrer erfolgreichen Implementierung testen. Bei Mittelstandsunternehmen insbesondere aus dem Industriebereich spielt vor allem die Kollaboration auf Basis von Cloud-Lösungen eine immer größere Rolle.

Konnektivität: Eine erfolgreiche Digitalisierung erfordert eine offene, auf performanten Datenaustausch ausgerichtete IT-Architektur, um immer wieder neue Verbindungen zwischen Anwendungen, Systemen und Daten rasch aufzubauen. Diese Architektur muss dabei helfen, ältere Datensysteme sowie aktuelle und zukünftige Technologien miteinander zu verknüpfen.

Experience: Kunden wollen sich in den neuen Prozessen wohlfühlen, Mitarbeiter mit den Prozessen gut und effizient arbeiten können. Digitale Transformation muss von Kunden wie Mitarbeitern akzeptiert werden und in puncto Erfolg nachvollziehbar sein.

Jeder Anwender im Unternehmen muss aufgrund der ihm vorliegenden Informationen immer in der Lage sein, richtig zu entscheiden. Digitale Transformation definiert daher nicht nur Abläufe, sie stellt im jeweiligen Kontext die richtigen Daten zur richtigen Zeit den richtigen Personen als Basis für die logischen Entscheidungskriterien bereit.

Kenntnis des Unternehmens: Eine erfolgreiche Implementierung digitaler Prozesse beruht auf der Kenntnis der vorhandenen Unternehmens-Ressourcen. Denn die Digitalisierung der Geschäftsprozesse führt nur dann zu einer bedarfsgerechten Zuteilung von Arbeitsmitteln, wenn operative Engpässe sorgfältig lokalisiert werden.

Kognitive Technologien aus dem Bereich des Machine Learnings ermöglichen zum Beispiel die Analyse von Service Desk-Anfragen. Sie prognostizieren die Wahrscheinlichkeit, ob weitere Eskalationsstufen einzuschalten sind, und planen dann automatisch die entsprechenden Ressourcen ein. So eignen sie sich für eine effiziente Steuerung von Prozessen der Kundeninteraktion.

Rasche Implementierung und Skalierbarkeit: Plattformlösungen zur digitalen Transformation ermöglichen nicht nur die agile Entwicklung von Prozess-Applikationen, sondern auch deren schnellen Test und – je nach Ergebnis – das Implementieren oder Verwerfen einer Applikation. So starten Unternehmen zunächst mit kleinen Prozessen, um dann schrittweise immer weiter zu digitalisieren.

Die digitale Transformation eines Unternehmens kann etwa konkret mit einem Prozess zur Materialbestellung starten. Dieser wird vollständig an die Core-Prozesse und -Systeme angebunden. Er lässt sich unter realen Bedingungen schnell testen, modifizieren oder auch wieder löschen. Ein solches Starten mit kleinen Projekten ist oft zielführender als ein umfassender und aufwändiger Komplettumbau der Unternehmensabläufe.

Der Mehrwert von ERP (PDF, Management Summary)

https://evm.erp-hub.de/event.php?eh=d0e33a871c9628c2961e+++&status=teilnehmer&src=WP

Die Vorteile digitaler Geschäftsprozesse erkennen

Zwei Abteilungen profitieren ganz besonders davon, wenn ein Unternehmen seine Geschäftsprozesse digitalisieren will: die Buchhaltung und die Personalabteilung. Beide müssen sich tagtäglich mit zahlreichen Dokumenten befassen, die sie zuverlässig und gewissenhaft bearbeiten, weiterleiten und archivieren müssen. Wer hier auf automatisierte Prozesse setzt, profitiert entscheidend in puncto Schnelligkeit, Effizienz sowie Datenverarbeitung und -Speicherung.

Digitalisierte Geschäftsprozesse nehmen den Mitarbeitern in der Buchhaltung die Aufgabe ab, Rechnungen zu erfassen, an die richtige Person weiterzuleiten, zu begleichen und später zu archivieren. Mittels Automatisierung durch vorkonfigurierte Systeme erfolgen Erfassung, Dateneingabe, Freigabe-Routing und Dokumenten-Archivierung ganz selbständig. Gleichzeitig identifizieren digitale Prozesse Fehler, Doubletten und Ausnahmen und übermitteln alle Änderungen und Daten an das genutzte Buchhaltungsprogramm.

Ähnliche Verbesserungen lassen sich erzielen, wenn Digitalisierungsmaßnahmen in der Personalabteilung die Verarbeitung von Urlaubs- oder Krankmeldungen, Verträgen und Personalakten oder einfachen Terminabstimmungen unterstützen.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt: Digitalisierte Prozesse helfen dabei, Datensicherheit und Datenschutzgesetze, wie beispielsweise die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), schneller und mit weniger Aufwand einzuhalten. Zudem vereinfachen sie ein gutes Compliance Management. So sind Unternehmen auch mit Blick auf rechtliche Belange auf der sicheren Seite.

Eng verbunden mit digitalen Geschäftsprozessen ist das Thema Cloud-Nutzung. Mit zunehmender Digitalisierung steigt die Menge an täglich anfallenden Daten. Diese müssen alle verarbeitet, gespeichert und gesichert werden. Hier bietet es sich für Unternehmen jeder Größe an, Cloud-Lösungen zu nutzen:

So avanciert die Cloud zu einer kostentransparenten und effektiven Methode, um digitale Daten zu archivieren und zu managen.

Plattformen für echte Entscheidungshilfen

Folglich wachsen die Anforderungen für Unternehmen, die eigenen Geschäftsprozesse schneller und flexibler zu definieren, zu implementieren und zu modifizieren – ein tiefgreifendes Unterfangen, das die ganze IT-Landschaft und alle geschäftlichen Abläufe einbeziehen muss. Eine Eingabemaske auf der Company Website etwa ist nur das Front End und der Startpunkt einer neuen Applikation. Von dort aus startet der Kunde Prozesse, die an die Core-IT angebunden werden müssen.

Die angemessene Reaktion auf diesen Transformationsdruck: agile Neudefinition, Abbildung und Implementierung automatisierter und digitalisierter Prozesse durch Platform Solutions, die unabhängig von der jeweiligen Hard- und Software agieren. Diese Lösungen verknüpfen durch Konnektoren alle Abläufe systemübergreifend mit den dazugehörigen Datenbeständen – bei Kreditanträgen etwa fragen sie das Einkommen des Antragstellers sowie Angaben über eine zu finanzierende Immobilie ab. Das ermöglicht die Festsetzung logischer Entscheidungskriterien: Ein Kredit kann zum Beispiel ab einem gegebenen Einkommen für eine Immobilie in entsprechend bewerteter Lage gewährt werden.

„Derartige Plattformen bieten Entscheidungshilfen, die auf der Auswertung von Daten durch Methoden des Machine Learning und Künstlicher Intelligenz beruhen. Für neu definierte Geschäftsprozesse validieren sie die Logik und überprüfen die Compliance der Abläufe. Nur eine durchgängige Automatisierung und Digitalisierung verbessert die Effizienz und Qualität der Prozesse sowie der Entscheidungen im Unternehmen“, erklärt Gerhard Unger, General Manager DACH beim auf Business Software spezialisierten Unternehmen Bizagi.

Die Einsatzmöglichkeiten solcher Lösungen sind im Prinzip unbegrenzt und gehen über klassische Szenarien – wie etwa einen neuen Check Out für Online-Bestellung – weit hinaus. Mit ihrer Hilfe realisieren Unternehmen digitalisierte und automatisierte Abläufe – wie zum Beispiel ein Treueprogramm, um Kunden zu binden –, während gleichzeitig alle notwendigen Daten durch die Prozesse herangezogen werden.

Die Vorteile digitaler Geschäftsprozesse auf einen Blick

Und begleitend dazu ein probates Mittel, um die Folgen digitalisierter Prozesse effizient zu stemmen:

ERP und PPS in Fertigungsumgebungen

Im Kontext der industriellen Fertigung übernimmt Enterprise Resource Planning (ERP) die Aufgabe, unternehmensintern sowie übergreifend den Einsatz der vorhandenen Ressourcen – etwa Kapital, Personal und Betriebsmittel – effizient zu planen und zu steuern. Die dazu eingesetzten ERP-Systeme bilden das informationstechnische Rückgrat der Unternehmung: Ergänzend zum Kernstück, der Produktionsplanung und -Steuerung (PPS), integrieren sie sämtliche weitere relevante Bereiche des Unternehmens und die entsprechenden Geschäftsprozesse.

Einordnung & Merkmale von ERP und PPS

Der Begriff der Produktionsplanung und -Steuerung wurde in der 1980erJahren geprägt und führte Material- und Zeitwirtschaft in der Fertigungsindustrie mithilfe eines übergreifenden Konzepts zusammen. Zielobjekt der PPS war danach die gesamte Produktion inklusive der indirekt beteiligten Bereiche wie etwa der Konstruktion.

In der Folge wurde der PPS-Begriff ständig erweitert. Nach diesem erweiterten Verständnis wurde PPS so verstanden, dass sie die gesamte technische Auftragsabwicklung von der Angebotsbearbeitung bis hin zum Versand umfasste. Ihre Planungs- und Steuerungsaufgaben berührten dabei die Bereiche des Vertriebs, der Konstruktion, des Einkaufs, der Fertigung und Montage sowie des Versands. Im Rahmen des fließenden Übergangs zu ERP-Systemen wurden schließlich Querschnittsbereiche wie Controlling sowie Finanz- und Rechnungswesen hinzugefügt.

Weiterentwicklung von PPS zu ERP-Systemen

Die Ausdehnung von PPS-Systemen in Richtung ERP-Funktionalität ist ein logischer Schritt auf dem Evolutionspfad: von der Mengen- und Kapazitätsplanung in der Fertigung, über die Einbeziehung der vor- und nachgelagerten Bereiche wie Beschaffung oder Vertrieb, bis hin zur Darstellung und Unterstützung der kompletten Auftragsabwicklung entlang der gesamten Lieferkette. Dazu passt auch die zunehmende Integration von:

Im Zentrum von PPS stehen aber nach wie vor die Planungsvorgänge rund um die Ressourcen und Produktionsprozesse. Dementsprechend behält das Kürzel PPS seine prägende Bedeutung für in Fertigungsumgebungen eingesetzte ERP-Systeme. Eingedenk dieser Tatsache werden ERP-Systeme für produzierende Unternehmen auch als ERP/PPS-Systeme bezeichnet.

Die fortwährende Weiterentwicklung der PPS zielt darauf ab, bis dahin vernachlässigte Ursache-Wirkung-Zusammenhänge bei der Produktionsplanung und deren Umsetzung zu berücksichtigen. Aktuelle Innovationen sind einerseits auf die Neuentwicklung von Strategien und Verfahren der PPS ausgerichtet. Andererseits zielen sie auf die Unterstützung der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten sowie der Produktion im Netzwerk.

Die Funktionsmodule von ERP-/PPS-Systemen in Korrespondenz zu den Aufgaben der PPS. Schnittstellen und Überschneidungsbereiche zwischen ERP-/PPS-Systemfunktionen und anderen Anwendungssystemen.

Anwendungssysteme im Umfeld von ERP/PPS. Entsprechend der Geschäftsprozesse in Fertigungsunternehmen werden Informationssysteme für das Engineering (Produktentwicklung) und die Logistik (Auftragsabwicklung) unterschieden.

Zielsetzung des Einsatzes von ERP / PPS

Unternehmen setzen ERP / PPS-Systeme vor allem ein, um folgende Ziele zu erreichen:

Funktionen und Aufgaben einer ERP-Software

Ergänzend zu den beschriebenen Aufgaben der PPS, die ja wie gesagt die Kernaufgaben in produzierenden Unternehmen repräsentiert, beinhaltet ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System gegebenenfalls folgende Komponenten in einem einzigen Programm:

Alle Funktionen kommunizieren in Echtzeit miteinander, langes Warten auf bestimmte Informationen wird somit vermieden. Dies ermöglicht beispielsweise eine bessere Planung der gesamten Produktion, weil Unternehmen auf einen Blick wissen, welche Ressourcen aktuell knapp sind, was sie nachbestellen müssen, wie viel Personal für die Aufgabe notwendig ist und wie was in welcher Form abgerechnet werden muss. Hier einige Anforderungsbereiche, die für Unternehmen im Industriebereich von besonderer Bedeutung sind:

Externes Rechnungswesen

Das externe Rechnungswesen hat die Aufgabe, die finanzielle Situation des Unternehmens nach außen hin abzubilden. Die wesentlichen Elemente sind daher die Buchhaltung und der Jahresabschluss. Die Buchhaltung lässt sich in Haupt- und Nebenbuchhaltung (Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenbuchhaltung) aufgliedern.

Innerhalb der Hauptbuchhaltung werden sämtliche Geschäftsvorfälle des Unternehmens erfasst und dokumentiert. Aus Gründen der Übersichtlichkeit erfolgen Buchungen häufig nur als Sammelposten, die sich aus den Nebenbüchern ergeben. Dementsprechend bildet die Hauptbuchhaltung den Rahmen für die Konten der Nebenbuchhaltung, in der die wichtigsten Teilbereiche Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung detailliert betrachtet werden.

In der Debitorenbuchhaltung, die im Wesentlichen mit dem Vertrieb verknüpft ist, werden die Forderungen der Unternehmung aus ihrer Geschäftstätigkeit verwaltet. Dementsprechend werden in der Kreditorenbuchhaltung die Verbindlichkeiten insbesondere gegenüber Lieferanten erfasst. Der größte Teil der hier relevanten Daten stammt aus dem Einkauf. Die Verwaltung des Anlagevermögens der Unternehmung inklusive Korrekturbuchungen und Abschreibungen erfolgt in der Anlagenbuchhaltung.

Vertrieb

Die Aufgaben des Vertriebs beziehen sich im Wesentlichen auf die Kundendatenverwaltung, die Akquise sowie die Angebots- und Auftragsbearbeitung. Die Verwaltung der Kundendaten umfasst dabei sämtliche relevanten Aspekte: von der Adress- und Ansprechpartnerverwaltung, über die Abbildung von Konzernstrukturen, d.h. der Verwaltung unterschiedlicher Standorte bzw. unterschiedlicher Rechnungs- und Lieferadressen, bis hin zur Zuweisung interner Key Accounts. Auch abrechnungsrelevante Daten wie Zahlungskonditionen oder Kreditlinien sind Elemente der Kontaktverwaltung. Im Rahmen der Akquise sind beispielsweise die Unteraufgaben des Aktions- und Kampagnen-Managements sowie die Korrespondenzunterstützung und -Koordination relevant.

Die Angebotsbearbeitung beinhaltet die Überführung einer Kundenanfrage in ein Angebot inklusive Lieferzeitermittlung und Preiskalkulation sowie die Überwachung offener Angebote. Initiiert durch den Auftragseingang umfasst schließlich die Auftragsbearbeitung sämtliche Aufgaben bis zur erfolgreichen Auftragsabwicklung durch Rechnungsstellung. Kernelemente sind in diesem Kontext die Auftragsfreigabe sowie die -Einplanung.

Projektmanagement

Insbesondere in Unternehmen, die kundenbezogen und kundenindividuell produzieren, spielt das Projektmanagement eine wichtige Rolle. Hier laufen Tätigkeiten häufig in unterschiedlicher Kombination, in verschiedenen Sequenzen und mit divergierendem Grad der Parallelität ab. Die Definition eines Projektplanes – der Arbeitspakete, Meilensteine und Budgets enthält – leistet einen wichtigen Beitrag zu Organisation und Controlling und damit zum Gelingen des Projektes. Aber auch in Unternehmen im Bereich der Serienfertigung erfolgt der sinnvolle Einsatz eines Projektmanagements zur Unterstützung z.B. der Produktentwicklung.

Innerhalb des Projektmanagements müssen Schnittstellen zu den übrigen Bereichen der Auftragsabwicklung bestehen, da diese um dieselben Ressourcen konkurrieren.

Entwicklung und Konstruktion

In der Entwicklung und Konstruktion werden Gestalt, Eigenschaften und Struktur von Bauteilen festgelegt. Damit determiniert die Entwicklung und Konstruktion die Stückliste und Teile des Materialstamms. Aus der Stückliste geht die Struktur des Bauteils, d.h. die Anzahl und Art der Baugruppen und Einzelteile, aus denen das Bauteil besteht, hervor. Die benötigten Eigenschaften dieser Teile sind, sofern es sich nicht um Normteile handelt, wiederum in Zeichnungen und weiteren Stücklisten spezifiziert. Aspekte der Konstruktion wie Abmessungen usw. gehen auch in den Materialstamm ein.

Versand

Der Versand bildet aus Sicht des Produkts die Schnittstelle zum Kunden. Aufgabe des Versands ist sowohl die zeit- und qualitätsgerechte Zustellung der Ware zum Kunden als auch der Empfang von Retouren aus Richtung des Kunden. Teilaspekte des gesamten Aufgabenspektrums sind die Versandplanung und -Abwicklung, die Lagermittelverwaltung, Kommissionierung, Export- und Zollabwicklung sowie das Retouren-Management.

Zentrale Datenhaltung

Die Zentrale Datenhaltung ist der Kern und einer der Hauptnutzenaspekte eines ERP/PPS- Systems. Sie verhindert sowohl Inkonsistenzen als auch Redundanzen zwischen den verschiedenen Teilsystemen. Die Datenstruktur ermöglicht es Teilsystemen, auch auf die Daten anderer Teilsysteme zuzugreifen und diese gegebenenfalls zu manipulieren. Hierdurch werden Medienbrüche reduziert und die Effizienz gesteigert.

ERP als Schaltstelle für Industrie 4.0

Initiativen zur Industrie 4.0 und andere Projekte zur digitalen Transformation von Geschäftsprozessen dürfen nicht in Teilbereichen stecken bleiben. Ihre Wirksamkeit erreichen sie erst im Zusammenhang durchgängig digitaler Prozesse. Als Integrationsplattform für die Industrie 4.0 und Rückgrat der Digitalisierung kommt dem ERP-System im Unternehmen entscheidende Bedeutung zu: Zum Beispiel muss es die Aufgabe übernehmen, alle kaufmännischen und technischen Daten der smarten Produktion zu überwachen.

Was Industrie 4.0 von einem ERP-System fordert

Die internen und externen Datenquellen als auch die Datenmengen steigen drastisch an. Daher besteht eine zentrale Herausforderung darin, die Daten im ERP-System so aufzubereiten, dass sie vom Anwender auch bewältigt werden können.

Außerdem wächst die Anforderung, unterschiedliche Maschinen mit dem eingesetzten ERP-System nahtlos zu integrieren. ERP-Systeme des Industrie 4.0-Zeitalters müssen deshalb auf einer flexiblen Software-Architektur basieren, die einfach und problemlos mit anderen IT-Systemen arbeitet.

ERP-Lösungen avancieren immer mehr zu strategischen Schaltzentralen, über die vernetzte Informationsflüsse des gesamten Unternehmens gesteuert werden. Zugriffe über mobile Geräte nehmen dabei stark zu. Deshalb müssen zukunftsfähige ERP-Systeme in der Lage sein, Informationen selbstverständlich auch auf Notebooks, Tablets und Smartphones bedienerfreundlich anzuzeigen.

Ein modernes ERP-System im Kontext von Industrie 4.0 agiert wie gesagt als eine zentrale, integrierte Planungs- und Steuerungsinstanz und endet nicht an den Grenzen des Unternehmens. Es verfügt über einen umfassenden und konsistenten Datenbestand aus unterschiedlichen Quellen. Und es erledigt die Aufgabe, das Unternehmen mit allen relevanten Markt-, Kunden-, Lieferanten- sowie Produkt-, Fertigungs-, Logistik- und Finanzinformationen aus den jeweiligen (Teil-) Netzwerken zu versorgen. Im Idealfall werden die Informationen in einer einheitlichen Software gebündelt zur Verfügung gestellt.

Warum ein ERP-System flexibel und agil sein muss

In der schnelllebigen digitalen Welt müssen sich die Unternehmen rasch und beweglich an im Wandel befindliche Geschäftsprozesse und Business-Anforderungen anpassen. Das bedeutet oftmals auch, eine lang gepflegte Strategie und Kultur zu verändern. Und das heißt eigentlich immer, die vorhandenen Geschäftssysteme an die neuen Prozesse und Gegebenheiten zu adaptieren. Folglich sind auch ERP-Systeme gefordert, flexibel und rasch reaktionsfähig zu sein, vor allem aus diesen Gründen:

Digitalisierung stellt Forderungen

Angesichts der ERP-Größe und -Komplexität sowie der Einführung neuer Technologien als Teil der digitalen Transformation müssen ERP-Systeme laufend angepasst und erweitert werden. Absolut wichtig: eine vorausschauende Planung unter Beachtung der notwendigen Flexibilität und Interoperabilität. So sind Unternehmen für neue Daten-, Sicherheits- und Berichtsanforderungen, welche die Digitalisierung begleiten, am besten gewappnet.

Geschäftsmodelle im Wandel

Unternehmen sollten die Art und Weise, wie sie ihre Produkte und Dienstleistungen anbieten, nicht aufgrund eines starren Systems einschränken müssen. Eine unflexible ERP-Nutzung, die dynamische Geschäftsprozesse wie neue Umsatzmodelle und Abschreibungsmethoden nicht unterstützt, kann positive Veränderungen ernsthaft gefährden. Kein Unternehmen will aufgrund seines überkommenden ERP-Systems an veraltete Geschäftsmodelle gebunden sein.

Hybride Cloud-Konfigurationen

Heute sollten Unternehmen darauf vorbereitet sein, ihre ERP-Kernsysteme durch verschiedene Cloud-gestützte Dienste zu ergänzen, um die Vorteile neuer Technologien für sich zu nutzen. Außerdem sollten sie gegebenenfalls ein zweistufiges ERP-Modell unterstützen. Dabei betreibt ein Unternehmen mehr als ein ERP-System – häufig eines am Hauptsitz und weitere Cloud-ERP-Dienste in den Niederlassungen.

Unternehmen sollten die Flexibilität haben, die sie benötigen, um effiziente, nahtlose Workflows über mehrere ERP-Systeme, Zusatzdienste und unterschiedliche Anwendungen wie:

hinweg zu bewerkstelligen – und zwar unabhängig davon, ob sie vor Ort oder in der Cloud bereitgestellt werden.

Von mobilen ERP-Anwendungen profitieren etwa Vertriebsmitarbeiter und Lagerarbeiter, aber auch Geschäftsführer, die beispielsweise einen unmittelbaren Zugriff auf Finanzberichte benötigen. Unternehmen müssen darauf vorbereitet sein, relevante ERP-Daten und -Prozesse mobil zu gestalten, Daten basierend auf Echtzeit-Transaktionen zu aktualisieren und Offline-Anwendungsfälle zu ermöglichen.

Sichere Daten sind unverzichtbar

Eine unzureichende ERP-Sicherheit kann zu Vermögensverlusten führen und die Datensicherheit beeinträchtigen. Beim Sichern von ERP-Daten muss auch die Möglichkeit der Integration von öffentlichen Clouds und Tools berücksichtigt werden. Damit die sensiblen Daten geschützt sind, benötigen ERP-Systeme sichere Verknüpfungen mit Backend- und Berichtssystemen.

Entwicklungen mit großer Auswirkung auf ERP

„Always connected“ als Standardsituation
Informationen: unlimitiert, jederzeit und überall
Von der Transaktion hin zur Kollaboration
Digitale Marktplätze auf dem Vormarsch
Skalierbarkeit durch Nutzung der Cloud

ERP-Antworten auf die gewachsenen Ansprüche

Ständige und flächige Verfügbarkeit von ERP
ERP sichert Geschäftsprozesse und Daten
ERP trifft & begleitet Entscheidungen
ERP als alleinige “Single Source of Truth”
ERP auf den digitalen Marktplätzen
ERP als „Betriebswirt“ der Digitalisierung

Kriterien für ERP auf dem Weg zum Smart Product

ERP-Auswahlkriterien für den Mittelstand

Egal, ob großes oder kleines Unternehmen, ob Finanzbranche oder Industriebereich: Der Einsatz einer ERP-Lösung muss Mehrwert bringen. Insofern lautet die entscheidende Frage: Wann ist der Level in einem mittelständischen Unternehmen erreicht, an dem der Nutzen eines ERP-Systems höher ist als die Kosten?

Die Kostenseite zu beziffern, ist relativ einfach – nämlich anhand der User-Anzahl, der anfallenden Lizenzgebühren sowie der zu erwartenden Anpassungs-, Betriebs- und Wartungskosten. Die monetäre Bewertung des Nutzens nach einem allgemeingütigen Schema hingegen ist nicht möglich. Hier muss nach individuellen Gegebenheiten vorgegangen werden.

Wann die Zeit reif ist für eine ERP-Lösung

Gleichwohl gibt es einige Parameter, die eine Einschätzung dahingehend ermöglichen, ob die Zeit für eine moderne und integrative ERP-Lösung im Unternehmen reif ist:

Immer noch häufig werden in Mittelstandsunternehmen Stamm- und Bewegungsdaten in Excel-Tabellen oder Access-Datenbanken verwaltet – etwa Kunden-, Lieferanten- und Material-Stammdaten oder Stücklisten. Ab einer gewissen Größenordnung verlängern sich die Ladezeiten massiv. Auswertungen sind kaum noch realisierbar. Greifen außerdem mehrere Anwender oder Abteilungen zu, entstehen Konflikte.

Ein weiterer Hemmschuh: Daten werden redundant vorgehalten, weil jeder Bereich seine eigene Vorgehensweise entwickelt hat. Es entsteht nicht nur Mehraufwand durch doppelte Datenhaltung, sondern auch das Fehlerpotenzial wächst. Eine reibungslose Zusammenarbeit sämtlicher Prozessbeteiligter auf Basis einheitlicher Informationen ist kaum noch möglich. ERP für den Mittelstand beseitigt diesen Zustand durch Datenzentralisierung und durchgängige Workflows.

Transparenz-Niveau als echter Gradmesser

Ein weiterer Vorteil, den ERP dem Mittelstand und Großunternehmen gleichermaßen bringt, ist das hohe Maß an Transparenz. Es geht hierbei um zahlreiche Fragestellungen – von der Fachebene bis hin zum Management. Die Basis aller Entscheidungen sollten stets aktuelle und belastbare Informationen sein. Wie entwickeln sich wichtige Kennzahlen? Welches Produkt erzielt insgesamt den höchsten Deckungsbeitrag? Zu welchem Grad werden vorhandene Ressourcen ausgelastet? In welchen Bereichen sind Optimierungen möglich?

Die Liste der Beispiele lässt sich beliebig fortsetzen. Fakt ist jedoch: Ein gutes ERP für den Mittelstand liefert die benötigten Reports und Analysen quasi auf Knopfdruck. Viele Anbieter sind dazu übergegangen, leistungsstarke Business Intelligence-Tools zu integrieren, wodurch bereits im Standard zahlreiche Auswertungen zur Verfügung stehen. Die Anwender können jedoch auch eigene, individuelle Reports realisieren.

Rechtzeitiger Check der Zukunftssicherheit

Um den Herausforderungen der näheren Zukunft gezielt zu begegnen, müssen Unternehmen ihre Software rechtzeitig kritisch auf den Prüfstand stellen:

Heterogene oder veraltete Systemlandschaften sind häufig der Grund für Negativ-Antworten auf die genannten Fragen. Dann kann die Einführung einer ERP-Lösung der Weg aus der Misere sein. Eines steht fest: Für den Mittelstand ist ein modernes ERP eine der Grundvoraussetzungen, um in einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt wettbewerbsfähig zu bleiben.

ERP-Potenzial im Mittelstand richtig nutzen

Damit ERP-Lösungen im Mittelstand ihr volles Potenzial entfalten können, müssen insbesondere vier Bedingungen erfüllt sein:

Den höchsten Nutzen hat eine ERP-Lösung dann, wenn sich mit ihr alle wichtigen Prozesse im Unternehmen abbilden lassen. Gleichzeitig sollte sich der Anpassungsaufwand in Grenzen halten. Besonders empfehlenswert sind deshalb Branchenlösungen, die bereits in der Standardkonfiguration einen Großteil der Anforderungen abdecken.

Um eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern zu erzielen, ist außerdem die Usability wichtig. Intuitive, anpassbare Oberflächen und logisch aufgebaute Workflows tragen maßgeblich dazu bei. Im Hinblick auf die Digitalisierung und Industrie 4.0 spielt außerdem die Flexibilität der Software eine Rolle. Es muss möglich sein, neue Prozesse und Funktionen innerhalb kurzer Zeit zu realisieren.

Natürlich müssen auch die Kosten überschaubar bleiben – hier spielen Cloud-Lösungen eine immer wichtigere Rolle. Bei Nutzung der Cloud zahlen Unternehmen meist einen transparenten, monatlichen Beitrag pro Nutzer, wobei die User-Zahl kurzfristig nach oben oder unten korrigiert werden kann. Außerdem: kaum Investitionen respektive Aufwand in puncto Hardware und eigenes IT-Personal.